Was in einem Company Brain steckt
Der Inhalt ist unspektakulär. Es ist das Wissen, das den Betrieb täglich trägt, nur aufgeschrieben statt getragen.
| Wissensart | Wo sie im KMU meist liegt | Was das Firmenwissens-System daraus macht |
|---|---|---|
| Ablauf-Wissen | im Kopf der Person, die es seit Jahren macht | ein beschriebener Prozess samt seinen Ausnahmen |
| Entscheidungs-Regeln | in gewachsener Praxis, mündlich weitergegeben | Regeln, die jemand prüfen und ändern kann |
| Kunden-Wissen | in Mailverläufen und persönlichen Ordnern | eine Historie pro Kunde, an einem Ort |
| Zahlen und Preise | in Excel-Dateien mit mehreren Versionen | eine Fassung, die gilt, mit Datum und Verantwortlichkeit |
Zwei Dinge gehören ausdrücklich nicht hinein: was niemand mehr braucht, und was niemand verantworten will. Ein Firmenwissens-System ist eine Auswahl. Es lebt davon, dass jemand entscheidet, welche Fassung gilt.
Warum das Wissen vor dem Werkzeug kommt
Die Reihenfolge entscheidet über das Ergebnis. Ein Modell arbeitet nur mit dem, was der Betrieb vorher beschrieben hat.
Die Zahlen dazu sind deutlich. Eine MIT-Untersuchung zu Generative-AI-Projekten kommt zum Ergebnis, dass 95 Prozent der Piloten keinen messbaren Ertrag liefern. Als Trennlinie benennt die Analyse den Umgang mit dem Arbeitsablauf: die erfolgreichen Projekte binden das Werkzeug tief in einen konkreten Prozess ein und geben ihm ein Gedächtnis, während generische Chatbots genau dort abbrechen, wo der Ablauf Kontext aus dem Betrieb verlangt.
Diesen Kontext liefert ein Company Brain. Fehlt er, passiert das, was ich in fast jedem Erstgespräch sehe: ein Werkzeug beschleunigt einen Ablauf, den niemand sauber beschreiben kann. KI ist ein Verstärker, auch von Chaos.
In einem laufenden Mandat bei einem Industriebetrieb in der Ostschweiz rechne ich an einer einzigen Aufgabe, die bisher rund 240 Stunden Handarbeit pro Jahr kostet, weil Daten aus Plänen von Hand abgetragen werden. Der grösste Teil der Arbeit dort war nie KI. Es war das Festhalten, welche Angabe aus welchem Plan in welches Format gehört. Dieses Festgehaltene ist der Anfang eines Firmenwissens-Systems, und es bleibt brauchbar, auch wenn die Automatisierung später anders gebaut wird.
Wo ein KMU anfängt
Ein Company Brain, das den ganzen Betrieb auf einmal abbilden will, wird nie fertig. Der brauchbare Einstieg ist ein einzelner Prozess, der oft läuft und messbar Zeit kostet.
Der erste Durchgang
- Welche Aufgabe läuft mindestens wöchentlich und kostet messbar Stunden?
- Welche Schritte hat sie, und welche Ausnahmen kennt nur eine Person?
- Nach welcher Regel wird entschieden, wenn zwei Fälle sich widersprechen?
- Welche Fassung eines Dokuments gilt, und wer sagt das?
Sobald Kundendaten in diesem System liegen, ist es kein reines Ordnungs-Thema mehr. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hält fest, dass die Privatwirtschaft ihre Bearbeitung von Personendaten an das revidierte Datenschutzgesetz anpassen muss. Für einen Schweizer Betrieb heisst das praktisch: bevor Wissen zusammengezogen wird, gehört geklärt, welche Daten hineindürfen und wo sie liegen.
Der Aufwand bleibt überschaubar, solange der Zuschnitt klein bleibt. Was ein solcher erster Schritt kostet, habe ich unter was KI-Automatisierung für ein KMU kostet beschrieben. Automation beginnt mit Architektur, und das Firmenwissens-System ist der Teil davon, den ein Betrieb ohne jede Technik anfangen kann.