Warum vier bis sechs Wochen und nicht zwei Tage
Die Frage höre ich in fast jedem Erstgespräch, meist mit einem Unterton. Geschäftsführer in Industrie, Bau und Treuhand haben gesehen, wie schnell ChatGPT eine Mail formuliert, und fragen sich, warum ein Pilot dann Wochen brauchen soll. Die Antwort: der KI-Anteil ist der kleinste Teil der Arbeit.
Was die Wochen tatsächlich füllt, ist die Zerlegung. Jeder Schritt des Prozesses, jede Ausnahme, jede Regel muss so sauber beschrieben sein, dass eine Maschine sie ausführen kann. In den meisten Betrieben existiert diese Beschreibung nicht. Sie steckt im Kopf der Person, die den Prozess seit Jahren macht.
| Phase | Was passiert |
|---|---|
| Woche 1 bis 2 | Zerlegung: der Prozess wird Schritt für Schritt schriftlich festgehalten, inklusive Ausnahmen. Hier entscheidet sich die Gesamtdauer. |
| Woche 3 bis 4 | Bau und Testläufe: die Automatisierung arbeitet an echten Fällen, noch ohne Verantwortung. |
| Woche 5 bis 6 | Parallelbetrieb: Mensch und System laufen nebeneinander, gemessen werden Fehlerquote und gesparte Stunden. |
Ein Beispiel aus der Praxis: in einem laufenden Mandat bei einem Industriebetrieb in der Ostschweiz rechne ich an einer einzigen Aufgabe, die bisher rund 240 Stunden Handarbeit pro Jahr kostet, weil Daten aus Plänen von Hand abgetragen werden. Nach dieser Rechnung amortisiert sich der Pilot in drei bis vier Monaten. Der grösste Teil der bisherigen Arbeit dort war nie KI: es war das saubere Beschreiben, welche Angaben aus welchen Plänen in welches Format gehören.
Woran Piloten wirklich hängen bleiben
Wenn ein Pilot nach drei Monaten immer noch läuft, liegt das selten am Modell. Es liegt am Zuschnitt.
Die Zahlen dazu sind deutlich: laut der MIT-Studie «The GenAI Divide» liefern 95 Prozent der GenAI-Piloten keinen messbaren Ertrag. Die Analyse führt das nicht auf die Modelle zurück, sondern auf fehlende Integration in den konkreten Arbeitsablauf: generische Werkzeuge für alles statt ein Prozess Ende-zu-Ende.
Ein zweiter Treiber ist der Zustand des Prozesses selbst. Ein unklarer Ablauf wird durch KI nicht klarer, er wird schneller unklar: KI verstärkt auch Chaos. Wer den Piloten auf einem Prozess startet, den niemand beschreiben kann, bezahlt die Zerlegung während des Piloten, und aus sechs Wochen werden vier Monate.
Die Trennlinie, die sich in der Praxis bewährt: regelbasierte Arbeit kann an die Maschine, Urteilskraft bleibt beim Menschen. Ein Pilot, der diese Linie respektiert, bleibt klein genug für sechs Wochen.
Was Sie vor dem Start selbst prüfen können
Ob ein Prozess pilot-reif ist, lässt sich ohne Berater beantworten. Ein Kandidat, der in fast jedem Betrieb existiert: die Antwort auf wiederkehrende Kundenanfragen per Mail, fünf bis zehn Minuten pro Mail, fünf bis zehn Mails pro Tag. Klein, regelbasiert, täglich.
Ist der Prozess pilot-reif?
- Läuft er mindestens wöchentlich und kostet er messbar Stunden?
- Kann die Person, die ihn ausführt, jeden Schritt in einem Satz erklären?
- Ist das Ergebnis nach festen Regeln prüfbar, ohne Ermessensentscheid?
Wo diese Klärung beginnt, habe ich unter Prozessautomatisierung im KMU: wo sie wirklich beginnt beschrieben. Wer die Vorarbeit leistet, hält die vier bis sechs Wochen. Wer sie überspringt, holt sie während des Piloten nach, nur teurer.